درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار پاورپوینت)

هدف کلی

آشنایی با اضافه کردن اشیاء چند رسانه‌ای به اسلایدها

هدف‌های رفتاری

پس از مطالعه این فصل از هنرجو انتظار می‌رود که:

1- توانایی درج و ویرایش اشکال در اسلاید را داشته باشد.
2- با نحوه درج تصویر خارج از Power Point آشنا باشد.
3- بتواند تصویر پس زمینه اسلایدها را ذخیره کند.
4- با اصول درج و ویرایش نمودار آشنا باشد.
5- توانایی درج صدا و جلوه‌های صوتی را داشته باشد.
6- بتواند پرونده ویدئویی را در نمایش درج کند.
7- توانایی درج پویانمایی در اسلایدها را آموخته باشد.

زمان (ساعت)
نظری	عملی
2	8

مقدمه

از مزیت‌های نرم‌افزار Power Point امکان استفاده از انواع رسانه‌ها برای بالا بردن جذابیت و انتقال بهتر مفاهیم است. رسانه‌ها می‌توانند تصویر، صدا، فیلم، نمودار، پویانمایی، اشکال و غیره باشند که نرم‌افزار پاورپوینت به راحتی امکان درج آن‌ها را فراهم کرده است. در این فصل با نحوه درج این اشیاء در اسلایدها و ویرایش آن‌ها آشنا می‌شوید.

درج اشکال (Shape)

برای ترسیم اشکال در اسلایدها، از زبانهٔ Insert و گروه Illustration دستور Shape را انتخاب و از فهرست باز شده شکل موردنظر را انتخاب کنید و در فضای خالی اسلاید درگ کنید تا شکل موردنظر رسم شود.

پس از ترسیم شکل، با کلیک روی آن شکل به حالت انتخاب در می‌آید که در اطراف آن هشت دستگیره دایره‌ای بی‌رنگ برای تغییر اندازه، یک پیکان منحنی بالای شکل برای چرخاندن و یک دایره زرد رنگ برای تغییر ظاهری شکل وجود دارد. برای اینکه شکل از حالت انتخاب خارج شود روی فضایی خارج از آن کلیک کنید.

تغییر خصوصیات اشکال

پس از ترسیم اشکال و انتخاب آن‌ها، زبانهٔ Format به زبانه‌های اصلی اضافه می‌شود. این زبانه شامل ابزارهای مختلفی برای ایجاد تغییرات روی اشکال است که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان رنگ شکل و رنگ و طرح دور خط و انواع سبک‌های آماده را نام برد.

1- Edit Shape: تغییر شکل اشکال با انتخاب ابزار Edit Point و جابجا کردن دستگیره‌های اطراف آن‌ها
2- Shape Fill: تغییر رنگ داخل اشکال از همه روش‌هایی که در فصل دوم برای تغییر رنگ زمینه اسلاید گفته شد.
3- Shape Outline: تغییر رنگ و سبک و ضخامت خط دور اشکال
4- Shape Height: تنظیم ارتفاع دقیق اشکال
5- Shape Width: تنظیم عرض دقیق اشکال
6- Shape Effect: اعمال افکت‌هایی از قبیل سایه، برجستگی، حجم و غیره روی اشکال
7- Shape Style: اعمال سبک‌های آماده روی اشکال

درج تصاویر خارج از Power Point در نمایش

گاهی برای طراحی یک نمایش نیاز دارید تصویرهایی مرتبط با موضوع را درج کنید. برای این کار از زبانهٔ Insert و گروه ابزارهای Image ابزار Picture را انتخاب کنید. در پنجره باز شده تصویر را از محل موردنظر انتخاب و دکمه Insert را بفشارید.

ویرایش تصویر

پس از درج تصویر موردنظر با انتخاب تصویر، زبانهٔ Format به انتهای زبانه‌ها اضافه می‌شود و از طریق ابزارهای آن می‌توان تصویر را ویرایش کرد.

1- گروه Adjust: در این گروه ابزارهایی برای تغییر رنگ، نور و وضوح تصویر وجود دارد. همچنین می‌توان پس‌زمینه تصاویر را حذف کرد و افکت‌های هنری را روی تصویر اعمال کرد.
2- گروه Picture Style: با استفاده از ابزارهای این گروه می‌توان قاب دور تصویر را تنظیم و سبک‌ها و افکت‌های آماده را روی تصویر اعمال کرد.
3- گروه Size: از ابزارهای این گروه برای تغییر اندازه و بریدن قسمت‌های اضافه تصویر (Crop) می‌توان استفاده کرد.

ذخیره تصویر پس‌زمینه اسلاید

ممکن است در یک پرونده ارائه نمایشی نیاز داشته باشید تصویر زمینه یکی از اسلایدها را به عنوان یک تصویر جداگانه ذخیره کنید. برای این کار روی زمینه اسلاید راست کلیک کنید و گزینه Save Background را انتخاب و تصویر را در محل دلخواه ذخیره کنید.

درج نمودار (Chart)

برای نمایش تحلیل اعداد از نمودار استفاده می‌شود که برای تجزیه تحلیل و مقایسه ارقام بسیار مفید است. همچنین توسط نمودارها می‌توانید اطلاعات جمع‌آوری شده درباره یک موضوع را به‌صورت گرافیکی نشان دهید. برای درج نمودار از زبانهٔ Insert و گروه Illustrations گزینه Chart را انتخاب کنید. در پنجره باز شده از سمت چپ گروه نمودار موردنظر و از بالای پنجره مدل موردنظر را انتخاب کنید و دکمه OK را فشار دهید.

هر نمودار از قسمت‌های مختلفی تشکیل شده است

- سری داده‌ها (Data Series): هر دسته داده که در یک سطر یا ستون قرار دارد و شامل اطلاعات یک قلم داده است.
- عنوان نمودار (Title): عنوانی که برای نمودار درنظر گرفته می‌شود.
- فهرست راهنمای نمودار (Legend): این فهرست معمولاً ارتباط رنگ و داده‌ها را نشان می‌دهد.
- دسته‌بندی‌ها (Categories): برچسب‌هایی که در انتهای نمودار قرار می‌گیرد.
- محورها (Axis): اگر یک نمودار دو بعدی میله‌ای را درنظر بگیرید روی محور عمودی محدوده مقادیر (Value Axis) و روی محور افقی دسته‌بندی‌ها (Category Axis) قرار می‌گیرد.
- خطوط راهنما (Gridline): خطوط موازی با محور افقی یا عمودی که برای تشخیص دقیق‌تر مقادیر استفاده می‌شود.

ویرایش نمودار

پس از درج نمودار ممکن است نیاز باشد تغییراتی را در نمودار ایجاد کنید. با انتخاب نمودار دو زبانهٔ Design ،Format در انتهای زبانه‌های اصلی اضافه می‌شود. ابزارهای زبانهٔ Format برای قالب‌بندی ظاهری نمودار مانند رنگ میله‌های نمودار و رنگ نوشته‌ها استفاده می‌شود. با استفاده از ابزارهای زبانهٔ Design تغییراتی از قبیل تغییر نوع نمودار، ویرایش داده‌ها و غیره را می‌توان انجام داد.

درج صدا

یکی از قابلیت‌هایی که در نمایش‌ها باعث افزایش جذابیت می‌شود استفاده از صدا و جلوه‌های صوتی است. با استفاده از ابزارهای این مجموعه می‌توان صدای ارائه کننده یا موسیقی دلخواه را به نمایش اضافه کرد. برای اضافه کردن پرونده صوتی به نمایش از زبانهٔ Insert و گروه Media گزینه Audio را انتخاب کنید.

- Audio On My PC: به‌وسیله این گزینه می‌توان پرونده‌های صوتی موجود در رایانه را به اسلاید اضافه کرد.
- Record Audio: با استفاده از این گزینه می‌توانید صدای خود را ضبط کرده و به اسلاید اضافه کنید.

ویرایش صدا

پس از درج پرونده صوتی یک نماد بلندگو به اسلاید و زبانهٔ Playback در انتهای زبانه‌های اصلی اضافه می‌شود. ابزارهای مهم در زبانهٔ Playback شامل موارد زیر است:

1- Trim Audio: برای برش قسمت‌های ناخواسته پرونده صوتی
2- Fade In, Fade Out: محو کردن افزایشی یا کاهشی صدا در ابتدا یا انتهای پرونده صوتی
3- Volume: تنظیم صدای پرونده صوتی
4- Start: شامل دو گزینه است:

- On Click: پرونده صوتی با کلیک روی نماد بلندگو در اسلاید شروع به پخش می‌کند.
- Automatically: پرونده صوتی به‌طور خودکار و با ورود به اسلاید در زمان اجرای نمایش، شروع به پخش می‌کند.

5- Play In Background: پرونده صوتی به‌طور خودکار و با ورود به اسلاید پخش می‌شود و براساس مدت زمان پرونده صوتی، ممکن است تا اسلایدهای بعد نیز ادامه داشته باشد.

ضبط پرونده صوتی

با انتخاب گزینه Record Audio از ابزار Audio در گروه Media پنجره‌ای باز می‌شود که در آن باید نام دلخواه را وارد و روی دایره قرمز کلیک کنید تا ضبط صدا آغاز شود. پس از پایان صدابرداری دکمه مربع آبی رنگ را فشار دهید تا ضبط متوقف شود. با استفاده از دکمه Play می‌توانید صدای ضبط شده را مرور و دکمه Ok را انتخاب کنید تا پرونده صوتی به اسلاید اضافه شود.

درج پرونده ویدئویی در اسلاید

گاهی برای نشان دادن برخی مفاهیم در نمایش، بهتر است به‌جای استفاده از چند اسلاید توضیحی، از یک ویدئو استفاده کنید. نمایش یک ویدئو بسیار کامل‌تر و گویاتر از نمایش چندین اسلاید مفهوم را به مخاطب انتقال می‌دهد. در PowerPoint پرونده‌های ویدئویی را می‌توان از اینترنت جستجو و بارگیری کرد، یا از ویدئوهای موجود در رایانه استفاده کرد.

برای درج ویدیو در اسلاید، از زبانهٔ Insert و گروه Media ابزار Video را انتخاب کنید. دو گزینه موجود در Video عبارتند از:

1- Online Video: با استفاده از این ابزار می‌توانید فیلم‌ها را در اینترنت جستجو و بارگیری کنید و در اسلایدها درج کنید.
2-  Video On My PC: از طریق این ابزار می‌توانید فیلم‌های موجود در رایانه خود را در اسلاید درج کنید.

پس از درج پرونده ویدئویی به اسلاید، زبانه Play Back در انتهای زبانه‌های اصلی اضافه می‌شود و می‌توان از طریق ابزارهای آن فیلم را ویرایش کرد. کاربرد ابزارهای زبانه Play Back در بخش ویرایش صدا توضیح داده شد.

درج پویانمایی در اسلاید

اشیاء پویانمایی، تصاویر متحرکی هستند که برای جذابیت بیشتر نمایش استفاده می‌شوند. مشهورترین قالب‌های پویانمایی در Power Point قالب Gif ،Swf است.

پرونده Gif در دسته پرونده‌های تصویری قرار می‌گیرد و برای درج این نوع پرونده از زبانهٔ Insert، گروه Image و ابزار Picture استفاده می‌شود. پرونده Swf در دسته پرونده‌های ویدئویی قرار می‌گیرد و برای درج آن می‌توانید از زبانهٔ Insert و گروه Media ابزار Videos را انتخاب کنید.

واژه‌های پرکاربرد

ضبط کردن	Record	صدا	Audio
ترجیح دادن	Opt	ارتفاع	Height
تصویربرداری از صفحه	Screenshot	خودکار	Automatically
جداگانه	Separate	جادادن	Embed
شکل	Shape	محور	Axis
تعیین کردن	Specify	رسانه	Media
عنوان	Title	دسته، طبقه	Category
بریدن، حذف کردن	Trim	نمودار	Chart
مقدار	Value	زیاد شدن تدریجی	Fade In
درجه صدا	Valume	کم شدن تدریجی	Fade Out
عرض	Width	خط شبکه	Gridline

Learn In English

Record From Your Computer Screen and Embed the Recording in Powerpoint

1- Open The Slide That You Want To Put The Screen Recording On.

2- On The Insert Tab of the Ribbon, Select Screen Recording.

2- On The Control Dock, Click Select Area

If You Have Opted To Select An Area, You See The Cross Haired Cursor . Click And Drag To Select The Area Of The Screen You Want To Record.

4- Click Record (Windows Logo Key+Shift+R).

5- When You Are Finished Recording, Save Your Presentation:

File > Save.

6- To Save The Recording Itself As A Separate File On Your Computer, Right-Click The Picture On The Slide That Represents The Recording, And Select Save Media As. In The Save Media as Dialog Box, Specify A File Name and Folder Location, Then Click Save.